تصميم قالب باوربوينت للشركات: نظام قوالب يستخدمه فريق مبيعاتك فعلًا

افتح خمسة عروض حديثة أعدّها فريق مبيعاتك وضعها جنبًا إلى جنب. ستجد في كثير من الشركات خمس درجات مختلفة قليلًا من الأزرق، وثلاثة خطوط للعناوين، وشعارًا مشدودًا ليناسب المساحة، ورسومًا بيانية منسوخة من جدول بيانات بألوانها الافتراضية. بدأ كل مندوب من عرض قديم، وعدّل ما أزعجه وحفظه باسمه. لم يقصد أحد أن يخرق هوية العلامة.

نادرًا ما يكون الحل في قاعدة أشد صرامة، بل في قالب يجعل الشريحة الصحيحة هي الأسهل بناءً. يغطي هذا الدليل بناء هذا النظام في باوربوينت: التخطيطات، والسمة، وإعدادات اللغة العربية، ومكتبة الأصول، والحوكمة التي تُبقيه حيًا.

لماذا تنحرف عروض المبيعات عن هوية العلامة عن هوية العلامة

للانحراف عادةً عدد قليل من الأسباب، وكل سبب يشير إلى قرار تصميمي يمكنك اتخاذه بصورة مختلفة.

• القالب يغطي الشرائح السهلة فقط. فيه غلاف وفاصل للأقسام وتخطيط العنوان والمحتوى.وما إن يحتاج أحدهم إلى مقارنة أسعار أو مرجع مشروع أو شريحة للفريق حتى يرسمها يدويًا.
• التنسيق على الشريحة لا في الشريحة الرئيسية. إذا طُبّقت الألوان والخطوط يدويًا على كل عنصر، فإن كل عملية نسخ ولصق تحمل معها نسخة مختلفة قليلًا.
• العربية جاءت متأخرة. تبدو الشرائح الإنجليزية سليمة، أما الشرائح العربية فتعود إلى خط افتراضي ونص محاذى لليسار، فيبني الفريق نسخته العربية بنفسه.
• الأصول متفرقة. الصور والأيقونات والشعارات المعتمدة محفوظة في مجلد لدى المصمم، فيبحث الناس في الإنترنت أو يعيدون استخدام لقطات شاشة منخفضة الدقة.
• لا أحد يملكه. يُرسل الإصدار الأول بالبريد، ثم يحسّن أحدهم نسخة منه، وخلال عام تتداول عدة نسخ.

إذا كان الفريق يتجاهل المواد كلها لا القالب وحده، فالسبب عادةً أوسع؛ راجع لماذا يتجاهل فريق المبيعات المواد التسويقية.

يعالج نظام القوالب كل سبب من هذه الأسباب. وتتناولها بقية الصفحات بالترتيب.

ابدأ من الشرائح التي يبنيها فريقك فعلًا

قبل أي عمل تصميمي، اجمع عينة جيدة من العروض الحقيقية الحديثة (عدة عشرات هدف معقول إن توفرت): عروض الأسعار، وتعريفات الشركة، وتحديثات المشاريع، وعروض المناقصات، وإحاطات الشركاء والموزعين. دوّن أنواع الشرائح المتكررة (وما يجب أن يتضمنه كل نوع من المستندات مذكور في عروض الأسعار والعروض التجارية و العرض التقديمي للمستثمرين أو بروفايل الشركة). وفي شركات B2B غالبًا ما تبدو القائمة كما في الجدول أدناه. اعتبرها نقطة بداية واستبدلها بما تُظهره عروضك أنت.

يصبح كل واحد من هذه تخطيطًا مسمّى. ومجموعة قصيرة من التخطيطات المتقنة، وغالبًا ما تتراوح بين عشرة وخمسة عشر، أنفع من أربعين تخطيطًا لا يميّز الناس بينها. احذف التخطيطات المدمجة التي لن تستخدمها، لتعرض قائمة التخطيطات خياراتك أنت فقط.

ابنِ القالب في الشريحة الرئيسية لا على الشرائح

بنية باوربوينت مصممة لهذا الغرض تحديدًا. ففي عرض الشريحة الرئيسية (Slide Master) تقف الشريحة الرئيسية في الأعلى وتحتها تخطيطات يحدد كل منها تخطيطًا واحدًا. وتصف Microsoft التخطيطات بأنها تحتوي على «التنسيق والموضع ومربعات العناصر النائبة لكل المحتوى الذي يظهر على الشريحة» (Microsoft Support: What is a slide layout?).

ألوان السمة وخطوطها أولًا

اضبط لوحة ألوان العلامة كألوان للسمة، وخطوط العلامة كخطوط للسمة، ثم دع كل عنصر نائب وجدول ورسم بياني يرثها. فحين تأتي الألوان والخطوط من السمة، تتبنى الشريحة الملصقة تنسيق العرض الوجهة بدل أن تستورد تنسيقها الخاص. ويجمع مربع حوار خطوط السمة في Microsoft بين خط للعناوين وخط للنص، ولا يعرض إلا الخطوط المثبتة على الجهاز (Microsoft Support: Create new theme fonts). لذا ثبّت خطوط العلامة المرخّصة قبل أن تبدأ.

عناصر نائبة تتضمن تعليمات بداخلها

أضف العناصر النائبة من تبويب الشريحة الرئيسية عبر «إدراج عنصر نائب»، واختر نوعه (نص أو صورة أو رسم بياني أو جدول وغيرها) وارسمه حيث يجب أن يوضع المحتوى. ويمكنك أيضًا استبدال العبارة العامة «انقر لإضافة نص» بصياغتك الخاصة (Microsoft Support: Add, edit, or remove a placeholder). استخدم هذه العبارة بوصفها موجزًا مصغّرًا: «العنوان: اذكر الاستنتاج في سطر واحد» أو «صورة المشروع، أفقية، دون قص الوجوه عند الحافة». يقرأ المستخدمون هذه العبارات في اللحظة التي يحتاجون إليها تمامًا.

سلوك واحد يجب التخطيط له: التعديلات على التخطيط لا تحدّث الشرائح الموجودة تلقائيًا. وتنتهي إرشادات Microsoft حول العناصر النائبة بإعادة تطبيق التخطيط المعدّل: حدد الشرائح في العرض العادي، ثم اختر التخطيط المعدّل من الصفحة الرئيسية ثم التخطيط. أخبر فريقك بذلك عند إصدار أي تحديث، وإلا ستحتفظ الشرائح القديمة بمواضعها القديمة.

احفظه كقالب حقيقي

احفظ الملف كقالب باوربوينت (.potx). وعادةً ينتقل باوربوينت إلى مجلد قوالب Office المخصصة، ثم يبدأ المستخدمون العروض الجديدة من ملف ثم جديد ثم شخصي (Microsoft Support: Create and save a PowerPoint template). اطلب من الفريق أن يبدأ كل عرض بهذه الطريقة بدل فتح ملف القالب وتعديله مباشرة، حتى تبقى الشريحة الرئيسية سليمة.

العربية والاتجاه من اليمين إلى اليسار في الشرائح

بالنسبة للشركات التي تبيع في السعودية أو الإمارات أو قطر أو مصر، غالبًا ما يكون العرض العربي هو الذي يصل إلى صاحب القرار. وهو يستحق الهندسة نفسها التي يحظى بها العرض الإنجليزي، وينبغي أن يلتزم بالقواعد العربية الموضوعة أصلًا في نظام الهوية ثنائي اللغة.

اضبط خط النصوص المعقّدة في السمة

لا تحمل سمة باوربوينت خطًا واحدًا للعناوين وآخر للنص فقط. ففي صيغة ملفات Open XML تتضمن كل مجموعة خطوط مدخلات منفصلة للخطوط اللاتينية وخطوط شرق آسيا وخطوط النصوص المعقّدة (Microsoft Learn: MajorFont class). والعربية نص معقّد، وتربط وثائق باوربوينت لخاصية الخط بين الأمرين: فعند ضبط لغة من لغات من اليمين إلى اليسار ، فإن خط النصوص المعقّدة يقابل قائمة «Complex scripts» في مربع حوار الخط (Microsoft Learn: Font.NameComplexScript).

النتيجة العملية: لا تفترض أن ضبط خطوط العلامة اللاتينية يعالج العربية أيضًا. اطلب ضبط الخط العربي للعلامة صراحةً ضمن مدخلات النصوص المعقّدة لكل من العناوين والنص، ثم اختبره: اكتب نصًا عربيًا في كل عنصر نائب وتحقق من اسم الخط الذي يعرضه باوربوينت.

فعّل التحرير من اليمين إلى اليسار على أجهزة الفريق

إن زر اتجاه النص من اليمين إلى اليسار في مجموعة «فقرة» ضمن تبويب «الصفحة الرئيسية» لا يظهر إلا عند تفعيل لغة تُكتب من اليمين إلى اليسار ، وتُضاف العربية من ملف ثم خيارات ثم اللغة، ويلزم تفعيل تخطيط لوحة المفاتيح العربية في نظام التشغيل لكتابتها. وانتبه إلى تحذير Microsoft: ضبط لغة تحرير جديدة كلغة افتراضية يغيّرها في جميع برامج Microsoft 365 (Microsoft Support: استخدام لغات من اليمين إلى اليسار في Office). أدرج هذه الخطوات في دليل من صفحة واحدة لمستخدمي القالب؛ فكثير من شكاوى «العربية المكسورة» مشكلة إعدادات لا مشكلة تصميم.

ابنِ التخطيطات العربية كتخطيطات مستقلة

الشريحة العربية ليست شريحة إنجليزية بنص محاذى لليمين. تبدأ القراءة من اليمين، لذا يستحق موضع الشعار وترتيب الأعمدة واتجاه أسهم العمليات وجانب الصورة أن تُعكس. نوصي ببناء نسخة عربية من كل تخطيط أساسي، وضبط عناصرها النائبة على الاتجاه من اليمين إلى اليسار مع المحاذاة لليمين، وتسميتها بوضوح، مثل «AR – مرجع المشروع». ثم اختبرها بنص حقيقي لا بنص تجريبي: فعناوين العربية قد تطول أو تقصر عن الإنجليزية، والأسطر المختلطة بأسماء المنتجات الإنجليزية وأرقام الموديلات والأرقام هي التي تظهر فيها مشكلات المحاذاة.

مكتبة صغيرة من الرسوم البيانية والأيقونات والصور المعتمدة

التخطيطات تتحكم في البنية، والمكتبة تتحكم في المحتوى الذي يضعه الناس فيها. اجعلها صغيرة بما يكفي ليتصفحها الناس فعلًا.

• الرسوم البيانية. نسّق رسمًا بيانيًا شريطيًا وخطيًا وحلقيًا مرة واحدة بألوان العلامة واحفظ كلًا منها كقالب رسم بياني (.crtx). وتوصي Microsoft بإنشاء القالب في Excel ثم اختياره عند إدراج الرسم في باوربوينت من مجلد القوالب في تبويب «كل الرسوم البيانية». ولاحظ أن قالب الرسم البياني يحتفظ بالألوان التي حُفظ بها لا بألوان السمة الحالية؛ ويعيده «إعادة التعيين لمطابقة النمط» إلى السمة (Microsoft Support: Save a custom chart as a template).
• الأيقونات. نمط واحد وسماكة خط واحدة وتلوين من السمة. ثلاثون أيقونة تغطي خدماتك وقطاعاتك خير من ثلاثمئة أيقونة من مصادر متفرقة.
• الصور. صور معتمدة للمشاريع والمنتجات والفريق والمرافق، مقصوصة مسبقًا بنسب العناصر النائبة للصور. دوّن ملاحظة بحقوق الاستخدام لكل صورة.
• شرائح جاهزة. عرض «مكتبة شرائح» يضم نسخًا مكتملة من الشرائح التي يعيد الناس بناءها أكثر من غيرها: نظرة عامة على الشركة، والشهادات، وشعارات العملاء، والعملية القياسية. فينسخ الناس منه بدل النسخ من عرض العام الماضي.

هنا يرتبط القالب بمواد المبيعات الأوسع. فإذا بُنيت عروضك وبروفايل شركتك وعروضك التقديمية من الأجزاء نفسها، يرى المشتري شركة واحدة في كل مستند. وهذا منطق تمكين المبيعات في عملنا، وهكذا جاء عرض SafeCo التقديمي للعملاء ضمن نظام هوية أوسع من المواد المطبوعة والتطبيقات المرئية واللوحات والحملات (دراسة حالة SafeCo Group).

التوزيع والخطوط والملكية

القالب الذي يصعب العثور عليه سيتجاوزه الناس، والقالب ذو الخطوط المفقودة سيبدو معطوبًا على جهاز العميل. خطّط لكليهما.

ضع القالب حيث يبدأ الناس عروضهم الجديدة

إذا كانت شركتك تستخدم Microsoft 365 مع SharePoint، فيمكن للمسؤول تعيين مكتبة مستندات في SharePoint كمكتبة أصول للمؤسسة لقوالب Office. فيرى مستخدمو تطبيقات Microsoft 365 (الإصدار 2002 أو أحدث) تبويب المؤسسة عند إنشاء ملف جديد؛ وتشير Microsoft إلى أنه قد يستغرق ظهوره في تطبيقات سطح المكتب حتى 24 ساعة، وإلى أن باوربوينت على الويب يعرض هذه القوالب عبر مكتبة قوالب Office ويتطلب ترخيص Office 365 E3 أو E5 (Microsoft Learn: Create an organization assets library). وإن لم يتوفر هذا الإعداد، فالحد الأدنى مجلد مشترك واحد يضم ملفًا حاليًا واحدًا بتسمية واضحة.

تعامل مع الخطوط بقصد

قرر ما الذي يحدث حين يُفتح العرض على جهاز لا تتوفر عليه خطوط العلامة. يتيح باوربوينت لنظامي Windows وMac تضمين الخطوط من ملف ثم خيارات ثم حفظ، إما الأحرف المستخدمة فقط أو جميع الأحرف، وهو الخيار الأفضل حين سيعدّل الآخرون الملف. وليس كل خط قابلًا للتضمين؛ فذلك يعتمد على مستوى قابلية التضمين الذي حدده صانع الخط، أما خطوط Microsoft السحابية فتُنزَّل تلقائيًا بدل ذلك (Microsoft Support: Benefits of embedding custom fonts). تحقق من ترخيص الخط قبل الاعتماد على التضمين، وحين يُرسل العرض إلى العميل للمراجعة فقط، أرسل ملف PDF.

عيّن له مالكًا واحدًا ورقم إصدار

1. سمِّ مالكًا واحدًا، غالبًا من التسويق، يعتمد التعديلات على الشريحة الرئيسية.
2. ضع رقم الإصدار وتاريخه على شريحة مخفية أو أخيرة وفي اسم الملف.
3. اجمع الطلبات من المبيعات كل ربع سنة: ما الشرائح التي لا يزالون يبنونها يدويًا؟ ستصبح هذه التخطيطات التالية.
4. عند إصدار نسخة جديدة، اسحب الملف القديم من المكان المشترك وأخبر الناس كيف يعيدون تطبيق التخطيطات المحدّثة.

قبل اعتماد القالب

أجرِ هذا الفحص مع مستخدمين حقيقيين اثنين، أحدهما من المبيعات والآخر يكتب بالعربية، وهما يبنيان عرضًا حقيقيًا من الصفر.

• لكل نوع شريحة متكرر تخطيط مسمّى، بالإنجليزية وبالعربية.
• الألوان والخطوط تأتي من السمة؛ ولا شيء مُنسَّق يدويًا في تخطيطات الشريحة الرئيسية.
• يظهر النص العربي بخط العلامة العربي في كل عنصر نائب، باتجاه من اليمين إلى اليسار ومحاذاة لليمين.
• تخبر العبارات في العناصر النائبة المستخدم بما يجب وضعه فيها.
• الرسوم البيانية في المكتبة تطابق لوحة ألوان العلامة والسمة.
• الملف بصيغة .potx في المكان الذي يبدأ منه الناس عروضهم الجديدة، وعليه رقم إصدار.
• دليل من صفحة واحدة يغطي بدء العرض وإعدادات اللغة العربية وإعادة تطبيق التخطيطات.

ثم حدد موعدًا للمراجعة. بعد شهر من الإطلاق، افتح آخر عشرة عروض أرسلها الفريق ودوّن كل شريحة أُعيد بناؤها يدويًا: فكل واحدة منها تخطيط أو شريحة مكتبة لا يزال القالب يفتقدها. والقالب الذي يُبنى ضمن نظام الهوية البصرية وإرشاداته سيحتفظ بشكله مدة أطول بكثير من قالب صُمّم بمعزل عنه.