نموذج RFP لموقع إلكتروني: ما تجهّزه من خريطة الموقع والمحتوى ونطاق العمل قبل أن تكلّف وكالة

كثير من مشاريع المواقع التي تتعثر يحدث ذلك قبل تصميم أي صفحة. تتلقى ثلاث وكالات بريدًا إلكترونيًا من فقرة واحدة («نحتاج إلى موقع مؤسسي جديد بالعربية والإنجليزية وعصري»)، فتملأ كل وكالة الفراغات بافتراضاتها الخاصة، وتنتهي الشركة بمقارنة موقع من اثنتي عشرة صفحة تعريفي مقابل موقع من أربعين صفحة ثنائي اللغة مع تكاملات. وبعد اختيار المورد ينتظر المشروع أسابيع لنصوص وصور وموافقات لم يكلَّف أحد داخل الشركة بإنتاجها.

حزمة إعداد قصيرة تحل المشكلتين معًا. وهي ليست وثيقة مشتريات من 30 صفحة. هي خمسة أقسام تقول لكل وكالة الشيء نفسه، فتصف عروضها المشروع نفسه، وتقول لفريقك ما يدين به للمشروع قبل الانطلاق. وفيما يلي ما ينبغي أن يتضمنه كل قسم، مكتوبًا للشركات في السعودية والإمارات ومصر وقطر التي تبيع لشركات أخرى.

نموذج RFP لموقع إلكتروني يمكنك نسخه

انسخ المخطط أدناه إلى مستند، واملأ الفراغات، وأرسل النسخة نفسها إلى كل وكالة.

1. الأهداف والجمهور والنتائج. المهام التجارية التي يجب أن يؤديها الموقع: 1. ___ 2. ___ 3. ___. الجمهور بترتيب الأولوية، مع السؤال الذي يأتي به كل فئة والإجراء الذي نريده: ___. التحويلات المطلوب تتبعها: نموذج / واتساب / مكالمة / تنزيل / أخرى: ___. الأسواق واللغات: ___ (اللغة الأساسية: ___). القيود والمواعيد الثابتة: ___. الميزانية: نطاق ___ / دون نطاق؛ يُرجى تسعير نطاق أساسي مع خيارات إضافية.
2. خريطة الموقع المبدئية. جدول بالأعمدة: الصفحة أو القالب، والكمية، واللغات، ومن يوفّر المحتوى، وملاحظات. ضع على كل صف علامة ثابت أو قابل للمراجعة. الصفوف: الرئيسية (1)؛ من نحن (__)؛ صفحات الخدمات (__)؛ صفحات المنتجات أو العلامات (__ من قالب واحد)؛ المشاريع (__)؛ الرؤى (قالب + __ مقالات)؛ الوظائف والتواصل والتنزيلات والصفحات القانونية (__).
3. جرد المحتوى. جدول بيانات بالأعمدة: العنصر، وهل هو موجود اليوم (نعم / جزئيًا / لا)، وأين يوجد، واللغة الحالية واللغة المطلوبة، والمسؤول داخل شركتنا، والإجراء (إعادة استخدام / إعادة كتابة / ترجمة / تكييف / تصوير / إلغاء). مسؤولية الكتابة: الوكالة تكتب / الوكالة تحرر / نحن نوفّر. منهج العربية: ترجمة / تكييف / كتابة أصلية للصفحات ___. معتمد واحد: ___؛ البديل: ___.
4. التكاملات والتتبع والبيانات وإمكانية الوصول. توجيه العملاء المحتملين: ___. التحليلات: GA4 وSearch Console، مع إعداد التحويلات أعلاه قبل الإطلاق. وسوم منصات الإعلان: ___. الأنظمة الأخرى (CRM وERP والتوظيف والنشرة البريدية): تكامل / رابط. البيانات الشخصية: إشعار الخصوصية، وصياغة الموافقة على النماذج، وسجل بمكان حفظ بيانات النماذج. هدف إمكانية الوصول: ___ (مثل WCAG 2.2 المستوى AA للقوالب والصفحات الرئيسية). الصفحات التي يجب أن يتمكن فريقنا من تحريرها: ___؛ مع تضمين التدريب.
5. النقل والملكية. الموقع الحالي: ___ عنوان URL؛ تبني الوكالة خريطة URL وتختبرها مع تحويلات 301 مباشرة، وتُبقى سنة واحدة على الأقل. بند الملكية: «النطاق وDNS وحساب الاستضافة وحساب Google Analytics 4 وحساب Search Console وملفات التصميم المصدرية والكود والتراخيص وكل المحتوى مسجلة باسم [اسم الشركة] أو تُدار من قبلها؛ وتُمنح الوكالة صلاحية الوصول وتسلّم جميع الملفات عند نهاية المشروع».

اختم المستند بصيغة الرد الواردة في القسم الأخير من هذا المقال، واطلب من كل وكالة الإجابة بهذا الترتيب.

القسم 1: الأهداف والجمهور وما يُعدّ نتيجة

تصمّم الوكالات للهدف الذي تعطيها إياه. فإن قال الموجز «عصري» حصلت على تمرين بصري. وإن قال «يجب أن يتمكن فريق المشتريات من التأكد من تسجيلاتنا وتنزيل بروفايلنا في أقل من دقيقة» حصلت على موقع مختلف.

اكتب صفحة واحدة تغطي:

• المهمتان أو الثلاث التجارية التي يجب أن يؤديها الموقع. على سبيل المثال: توليد طلبات عروض أسعار لخط منتجات محدد، أو دعم تسجيل الموردين و التأهيل المسبق، أو توظيف المهندسين، أو منح موزع معيّن حديثًا مصداقية في سوق جديد.
• من يزور الموقع وما الذي يتحقق منه. اذكر الجمهور بترتيب الأولوية (مسؤولو المشتريات والاستشاريون والعملاء النهائيون والموزعون والمتقدمون للوظائف)، ولكل فئة السؤال الذي تأتي به والإجراء الذي تريد منها اتخاذه.
• ما الذي يُعدّ تحويلًا. إرسال نموذج، أو نقرة على واتساب، أو مكالمة، أو تنزيل كتالوج. سمِّها الآن؛ فستصبح لاحقًا متطلبات تتبع.
• الأسواق واللغات. في أي دول تبيع وبأي لغات تقرأ كل فئة. فقد يحتاج مشترٍ سعودي يتعامل مع الجهات الحكومية و مستشار مقيم في دبي إلى أشياء مختلفة من الموقع نفسه.
• كيف يغيّر الجمهور البنية. الموجز الذي يسمّي أكثر من فئة جمهور يغيّر الموقع: فـ موقع العمدة الذي بنته RX هو يبدأ بالعربية، مع كتالوج للمكسرات والقهوة والتوابل والحبوب، ومسار للتوريد بالجملة مخصص للشركات، وواتساب في كل صفحة.
• القيود. فعالية إطلاق ثابتة، أو معرض، أو إعادة هوية يجب أن تُطلق في الوقت نفسه، أو دليل علامة الشركة الأم أو العلامة الشريكة يجب أن يلتزم به الموقع.

القسم 2: خريطة موقع مبدئية تستطيع الوكالات التسعير بناءً عليها

لست بحاجة إلى هيكل معلومات نهائي؛ فهذا جزء مما تستأجرهم له. لكنك بحاجة إلى مسودة تحدد عدد الصفحات ونوعها، لأن عدد الصفحات ونوعها يحددان جهد التصميم والكتابة والبناء أكثر من أي شيء آخر. وعلّم البنود الثابتة وما يمكن للوكالات مناقشته.

هناك تمييزان مهمان عند وصول العروض. الأول: الصفحات الفريدة مقابل الصفحات القائمة على قالب: أربعون صفحة منتج مبنية من قالب واحد تكلّف عادةً أقل بكثير في التصميم من أربعين صفحة مصمَّمة فرديًا، لكن لا بد أن يحمّل أحدهم أربع مجموعات بيانات. اسأل كل وكالة من سيتولى هذا التحميل. والثاني: نطاق الإطلاق مقابل المرحلة الثانية: الأفضل غالبًا أن تطلق النسخة العربية لأهم عشر صفحات لديك مكتوبة كتابة سليمة، لا نسخة مترجمة آليًا من كل شيء.

إذا كان موقعك ثنائي اللغة فحدّد كيف. فإرشادات Google بشأن النسخ المحلية تفترض أن لكل نسخة لغوية عنوان URL خاصًا بها، وأن «كل نسخة لغوية يجب أن تُدرج نفسها وجميع النسخ اللغوية الأخرى» في وسوم hreflang، وأنه إذا لم تشر صفحتان إحداهما إلى الأخرى فإن الوسوم تُتجاهل. لست بحاجة إلى تحديد طريقة التنفيذ، لكن اشترط عناوين URL منفصلة وقابلة للزحف لكل لغة، واسأل كيف ستتعامل الوكالة مع تخطيطات من اليمين إلى اليسار . ويشرح دليلنا عن هيكل الموقع بالعربية والإنجليزية القرارات بالتفصيل.

القسم 3: جرد المحتوى، ومن عليه ماذا

المحتوى هو المكان الذي تتأخر فيه الجداول غالبًا، لأنه يعتمد على أشخاص خارج فريق التسويق: مهندسون يجب أن يراجعوا ادعاءً تقنيًا، ومدير عام يجب أن يعتمد قصة الشركة، وإدارة جودة تحتفظ بالشهادات. وجرد المحتوى يحوّل هذه الاعتماديات إلى قائمة بأسماء.

ابنِ جدول بيانات بسيطًا بصف لكل عنصر محتوى وهذه الأعمدة:

1. العنصر (مثل «صورة شهادة ISO» و«ورقة بيانات مضخات الحريق» و«كلمة الرئيس التنفيذي» و«صور مستودع الرياض»).
2. هل هو موجود اليوم؟ نعم أو جزئيًا أو لا.
3. أين يوجد (الموقع الحالي، بروفايل الشركة، مجلد مشترك، بوابة شريك).
4. اللغة التي هو بها حاليًا، واللغة أو اللغات المطلوبة.
5. المسؤول داخل شركتك من يوفّره أو يعتمده.
6. الإجراء: إعادة استخدام كما هو، أو إعادة كتابة، أو ترجمة، أو تكييف، أو تصوير، أو إلغاء.

ثم حدّد ثلاثة أمور صراحةً، وضعها في الموجز:

• مسؤولية الكتابة. هل تكتب الوكالة النصوص، أم تحرر مسوداتك، أم تكتفي بوضع النص المقدَّم؟ هذه نطاقات مختلفة جدًا وكثيرًا ما تُسعَّر كأنها واحدة.
• منهج العربية. ترجمة من الإنجليزية، أو تكييف، أو كتابة عربية أصلية للصفحات ذات الأولوية. فالمحتوى العربي للمشترين الذين يبحثون بالعربية عمل كتابة لا خطوة تحويل.
• المواد البصرية. هل لديك تصوير صالح للاستخدام لمواقعك ومنتجاتك وفريقك، أم يجب تضمين التصوير والفيديو أو تسعيرهما منفصلين.

وسمِّ كذلك معتمدًا واحدًا له صلاحية اعتماد الصفحات، مع بديل له. فالمشاريع تتوقف غالبًا لأن لا أحد يستطيع قول «معتمد» أكثر مما تتوقف بسبب الخلاف.

القسم 4: التكاملات والتتبع والبيانات وإمكانية الوصول

هذه البنود غير مرئية في عروض التصميم ومكلفة الإضافة بعد الإطلاق. اذكر ما تحتاجه ودع الوكالات تؤكد كيف ستنفذه.

• إدارة العملاء المحتملين. أين تذهب إرسالات النماذج (بريد مشترك، أو CRM، أو فريق المبيعات بحسب خط المنتجات)، وهل مطلوب واتساب أو أزرار الاتصال بنقرة وهل تُوجَّه النماذج المختلفة إلى أشخاص مختلفين.
• التحليلات وتتبع التحويلات. اشترط ربط الموقع بـ Google Analytics 4 وGoogle Search Console، مع التحويلات الواردة في القسم 1 مُعدّة كأحداث متتبَّعة قبل الإطلاق، لا بعده. وإذا كنت تشغّل إعلانات فاذكر المنصات التي يجب تركيب وسومها.
• الأنظمة الأخرى. CRM أو ERP أو قواعد بيانات المنتجات، ومنصات التوظيف، وأدوات النشرة البريدية، والخرائط، وأدوات الحجز. لكل منها، حدّد هل تتوقع تكاملًا حقيقيًا أم رابطًا.
• البيانات الشخصية. تجمع نماذج التواصل والتوظيف بيانات شخصية. وفي السعودية نظام حماية البيانات الشخصية، تشرف عليه سدايا، وفي الإمارات المرسوم بقانون اتحادي رقم 45 لسنة 2021 في شأن حماية البيانات الشخصية؛ وقد تكون لدى أسواق أخرى تجمع منها عملاء محتملين قواعدها الخاصة. والوكالة ليست مستشارك القانوني، لكن الموجز ينبغي أن يشترط صفحة إشعار خصوصية، وتعاملًا مع الموافقة على ملفات الارتباط وصياغة موافقة واضحة على النماذج وسجلًّا بمكان حفظ بيانات النماذج، على أن تراجع الصياغة نفسها جهة تستشيرها في الامتثال.
• إمكانية الوصول. إذا كانت إمكانية الوصول مهمة لمشتريك أو لسياستك الداخلية فسمِّ مستوى مستهدفًا. فإرشادات إرشادات إمكانية الوصول إلى محتوى الويب (WCAG) 2.2التي هي توصية من W3C منذ أكتوبر 2023، تحدد ثلاثة مستويات توافق: A وAA وAAA، وتشير W3C إلى أن اختيار المستوى المستهدف قرار سياسة. وكتابة «WCAG 2.2 المستوى AA للقوالب والصفحات الرئيسية» أسهل بكثير في التسعير والاختبار من «موقع متاح للجميع».
• المنصة والإدارة. إذا أردت أن يحرر فريقك الصفحات بنفسه فحدّد المحتوى الذي يجب أن يتمكن من تغييره (الأخبار والوظائف والمنتجات) واطلب تضمين التدريب.

القسم 5: متطلبات النقل والملكية

إذا كنت تستبدل موقعًا قائمًا، فهذا القسم يحمي ظهورك الحالي في البحث. وإرشادات Google بشأن نقل المواقع مع تغيير عناوين URL محددة، ويمكن لموجزك تحويلها إلى متطلبات:

1. خريطة URL. قائمة بعناوين URL الحالية، تبدأ من خرائط الموقع والصفحات عالية الزيارات وسجلات الخادم، كل منها مربوط بوجهته الجديدة. وتشمل إرشادات Google الصور والفيديو وملفات CSS وJavaScript في هذا الجرد.
2. تحويلات دائمة (301) من جهة الخادم من كل عنوان قديم إلى مقابله الجديد مباشرة دون سلاسل. وتحذّر Google من توجيه عناوين قديمة كثيرة إلى صفحة غير ذات صلة مثل الصفحة الرئيسية الجديدة، إذ قد يُعامل ذلك كخطأ 404 مرن.
3. وسوم canonical وتعليقات hreflang والروابط الداخلية المحدَّثة التي تشير إلى العناوين الجديدة.
4. خريطة موقع XML جديدة تُرسل عبر Search Console، وإذا تغيّر النطاق نفسه فطلب تغيير العنوان في Search Console للموقع القديم.
5. إبقاء التحويلات قائمة «عمومًا لسنة واحدة على الأقل» كما توصي Google، ويفضَّل أطول. وهذا يعني أن النطاق القديم يجب أن يبقى مسجلًا وأن تبقى إعدادات التحويل قائمة عبر أي تغيير في الاستضافة.

اطلب من الوكالات أن تذكر من يبني خريطة URL، ومن يختبر التحويلات قبل الإطلاق وبعده، وكم مدة متابعتها للنقل. وتشير Google إلى أنه بالنسبة إلى المواقع متوسطة الحجم «قد يستغرق الأمر بضعة أسابيع أو أكثر» لتحل العناوين الجديدة محل القديمة في البحث، فيُتوقع بعض التذبذب في الترتيب والزيارات خلال تلك الفترة؛ وانخفاض يستمر غالبًا علامة على تحويلات مفقودة أو غير صحيحة.

تحتاج الملكية إلى الدقة نفسها. اكتب في الموجز أن ما يلي مسجّل باسم شركتك أو تُديره، مع منح الوكالة صلاحية الوصول لا العكس:

• اسم النطاق وحساب DNS.
• حساب الاستضافة، أو عقد واضح إذا استضافت الوكالة نيابةً عنك، بما في ذلك كيف تحصل على نسخة احتياطية كاملة إذا غادرت.
• حساب Google Analytics 4، مع حساب للشركة يحمل دور المسؤول.
• Google Search Console، مع شركتك كمالك موثَّق. وتوضح صفحة مساعدة أذونات Search Console لدى Google أنه إذا أُزيل جميع الملاك الموثقين، فإن بقية المستخدمين والملاك المفوَّضين يفقدون الوصول بعد فترة سماح، ولذلك لا ينبغي أن يعتمد هذا على حساب مستقل واحد.
• ملفات التصميم المصدرية، والقالب أو الكود، وتراخيص الإضافات المدفوعة والخطوط والصور الجاهزة، والمحتوى نفسه، تُسلَّم في نهاية المشروع.

ما الذي تطلب من الوكالات إرساله

اختم موجزك بصيغة الرد هذه، لتعود الردود بشكل قابل للمقارنة:

عندما تصل العروض بهذه الصيغة، تتحول مقارنتها إلى مراجعة للفروق بدل التخمين، ويصبح الاختيار بين الوكالات التي ترد مسألة ملاءمة وأدلة. ويشرح مقالنا عن البنود خلف عرض سعر الموقع كيف تؤثر هذه الفروق في السعر عادةً.

في RX Designer، مشروع الموقع يغطي الهيكل والنصوص إضافةً إلى التصميم والبناء، ويتسلم العميل الملفات النهائية والمصدرية عند التسليم. ويمكنك الاطلاع على أمثلة حية في معرض أعمال المواقع.

أرسل الأقسام الخمسة نفسها إلى كل وكالة وقيّم الردود بحسب جدول الرد. وإذا أردت عينًا ثانية قبل إرسالها، فأحضر خريطة موقعك المبدئية وجرد المحتوى إلى جلسة تشخيص أعمال؛ وسنحدد ما ينقص وأين يُرجَّح أن تختلف الوكالات في التسعير.