لماذا تخسر المناقصات حتى حين يكون سعرك أقل؟

النمط مألوف لدى كثير من شركات المقاولات والأعمال الكهروميكانيكية (MEP) والتوريد. يعمل فريق التسعير حتى ساعات متأخرة، ويُخفَّض الهامش إلى أدنى حد، ويُقدَّم العطاء بأقل رقم أو قريبًا منه، وتذهب الترسية إلى منافس أغلى. والاستنتاج الذي تصل إليه الشركة من الداخل غالبًا واحد: في المرة القادمة سنخفض أكثر.

في تجربتنا، هذا الاستنتاج خاطئ في كثير من الأحيان. ففي المناقصة التي تُقيَّم من الناحيتين الفنية والمالية، لا يُقارَن السعر عادةً إلا بعد فتح الملف الفني والتحقق من امتثاله وتقييمه. فقد يُخسَر العطاء قبل أن ينظر أحد إلى الرقم بوقت طويل. يتناول هذا التشخيص الأعراض، والأسباب التي تقف وراءها عادةً، وكيف تتحقق من كل واحد منها في ملفاتك، وما الذي تصلحه أولًا. وهو مكتوب على مستوى الإطار العام، مع أمثلة من المشتريات الحكومية في السعودية ومصر، لأن المنطق متشابه في معظم المناقصات ذات المرحلتين في دول الخليج ومصر. التزم دائمًا بالقواعد الواردة في وثائق المناقصة المحددة.

الأعراض: كيف تظهر هذه المشكلة

راجع آخر عشر إلى خمس عشرة مناقصة تقدّمت لها. إذا انطبق عدد من هذه الأعراض، فهو نمط وليس سوء حظ.

• كثيرًا ما تكون صاحب أقل سعر أو ثاني أقل سعر، ومع ذلك لا تُرسّى عليك المناقصة. لا تتحسن نسبة الفوز حين تخفض السعر أكثر.
• تعود بعض النتائج بعبارة «غير مقبول فنيًا» أو «غير مستوفٍ للشروط»، ولا يعرف الفريق على وجه الدقة ما السبب.
• يُجمَّع المظروف الفني في آخر يومين، بعد الانتهاء من التسعير، من ملفات المناقصة السابقة.
• يدخل بروفايل الشركة نفسه في كل عرض، مهما كان نطاق العمل أو العميل أو معايير التقييم.
• لا أحد يسأل عن الأسباب بعد الخسارة. يُؤرشف الملف وينتقل الفريق إلى الموعد النهائي التالي.
• تخسر باستمرار أمام المنافسين الاثنين أو الثلاثة أنفسهم، ويكون التفسير المتداول داخليًا «لديهم علاقات» أو «سعرهم أقل»، دون دليل.

العَرَضان الأخيران أهم الأعراض. فالشركة التي لا تسأل أبدًا لماذا خسرت لا تستطيع التمييز بين مشكلة السعر والمشكلة الفنية، فتستمر في معاملة كل خسارة على أنها مشكلة سعر.

خمسة أسباب محتملة وراء خسارة المناقصة

عبارة «كنا أرخص ومع ذلك خسرنا» ترجع عادةً إلى سبب أو أكثر مما يلي. يُعالَج كل سبب بطريقة مختلفة، وخفض السعر لا يعالج أيًّا منها.

لماذا لا يُنظر في السعر أصلًا في كثير من الأحيان

بموجب نظام المنافسات والمشتريات الحكوميةفي السعودية، حيث تُقدَّم العروض الفنية والمالية منفصلةً، لا تُفتح في جلسة الفتح إلا العروض الفنية (المادة 44(1))، ولا يُراجَع في البداية إلا العرض الفني (المادة 46(2)). وتُستبعد العروض الفنية التي لا تستوفي المتطلبات وتُعاد عروضها المالية سليمة مع الضمانات الابتدائية؛ ثم تفحص اللجنة العروض المالية المصاحبة للعروض الفنية المقبولة (المادة 46(3)). ويجب أن تحدد وثائق المنافسة المعايير المستخدمة في تقييم العروض ومقارنتها وقبولها (المادة 24)، وتوصي لجنة الفحص بأفضل عرض وفق تلك المعايير (المادة 45)، لا بالأرخص تلقائيًا. ويسير قانون مصر رقم 182 لسنة 2018 على المناقصات ذات المظروفين النهج نفسه: لا تُفتح المظاريف المالية إلا للعطاءات المقبولة فنيًا (المادة 23)، بحسب ترجمة إنجليزية نشرتها Andersen في مصر؛ والنص الرسمي هو النص العربي. وللاطلاع على الصورة المصرية الكاملة، راجع كيف تبني العرض الفني في المناقصات الحكومية المصرية.

بعبارة أخرى، قد يكون السعر الذي بذلت فيه أكبر جهد هو الجزء الوحيد من العطاء الذي لا يفتحه أحد.

لماذا قد تفوق الفجوة الفنية وزن السعر الأقل

تبيّن ضوابط إعداد معايير تقييم العروض (بالعربية، الإصدار 1.0، مارس 2021، الصادرة عن هيئة كفاءة الإنفاق والمشروعات الحكومية) في السعودية كيف تُحتسب درجات المناقصات الموزونة. تحقق مما إذا كان إصدار أحدث ينطبق على المناقصة التي أمامك. الدرجة الفنية للمتقدم هي متوسط نقاطه الفنية مقسومًا على أعلى متوسط بين العروض. ودرجته المالية هي أقل سعر مقسومًا على سعره هو. ثم تُضرب كل منهما في الوزن الذي تحدده المناقصة. ويذكر الدليل نفسه أن الجهة المشترية تحدد حدًا أدنى للدرجة الفنية يجب أن يبلغه العرض قبل تقييم سعره، ويورد معايير أساسية للنجاح/الرسوب مثل استيفاء المتطلبات الفنية الرئيسية، والالتزام بالجدول الزمني المطلوب، وتقديم خطة عمل محددة بجدول زمني.

مثال افتراضي (بأرقام توضيحية فقط، وليس مناقصة حقيقية). مناقصة وزنها 30% للجانب الفني و70% للجانب المالي، ضمن النطاق الذي يقترحه الدليل لأعمال المقاولات عالية القيمة . المتقدم أ هو الأرخص ويحصل على 60 نقطة فنية. والمتقدم ب يحصل على 85، وهي الأعلى. الدرجة الفنية للمتقدم أ هي 60 مقسومة على 85، أي نحو 0.71، وتساوي قرابة 21.2 من 30 نقطة متاحة؛ بينما يحصل ب على 30 كاملة. ولكي يفوز أ بالدرجة الكلية، عليه أن يعوّض نحو 8.8 نقطة بالسعر وحده. وبهذه الأوزان، يعني ذلك أن أ يحتاج إلى أن يكون أرخص من ب بنحو 13%. أما إذا كان أرخص بنسبة 5% فقط، فيفوز ب بفارق نحو خمس نقاط. وفي هذا المثال، فإن الفجوة البالغة 25 نقطة في التقييم الفني تساوي أكثر من خفض سعري يستطيع معظم المتقدمين تحقيقه واقعيًا.

لماذا قد يعمل السعر المنخفض جدًا ضدك

لا تُرفض الأسعار المنخفضة تلقائيًا. فالنظام السعودي ينص على ألا يُستبعد أي عرض لمجرد انخفاض سعره، لكن للجنة أن توصي بالاستبعاد إذا كان السعر أقل بنسبة 25% أو أكثر من التكلفة التقديرية أو سعر السوق، بعد أن تناقش السعر مع المتقدم وتطلب منه كتابةً تفاصيل البنود وتوضيحًا، وتبقى غير مقتنعة بقدرته على التنفيذ (المادة 48). أما الجهات الخاصة فتضع قواعدها بنفسها. وفي رأينا، فإن عطاءً يبدو رخيصًا أكثر من اللازم مع ملف فني ضعيف يستدعي هذا الشك تحديدًا.

كيف تتحقق من كل سبب في عروضك السابقة

يستطيع فريق صغير عادةً إجراء هذا الفحص على آخر خمس مناقصات خسرها خلال أسبوع أو أسبوعين. خذ وثائق المناقصة الأصلية والملفات التي قدّمتها فعلًا، لا المسودات.

1. أعد بناء قائمة المتطلبات الإلزامية. سجّل كل مستند ونموذج وشهادة وتوقيع وختم وضمان طلبته المناقصة. وطابق كلًا منها مع ما رُفع فعلًا. ودوّن أي شيء قُدّم بصيغة خاطئة أو منتهي الصلاحية أو غير موقّع أو باسم شركة مختلف. قد تفسّر ثغرة واحدة هنا الخسارة وحدها.
2. حدّد معايير التقييم وأوزانها. انسخها من المناقصة إلى جدول. وضع علامة على ما هو نجاح/رسوب وهل ذُكر حد أدنى للدرجة الفنية. وإن لم يستطع فريقك العثور على هذا القسم بسرعة، فهذه نتيجة بحد ذاتها: لم يُكتب العرض وفقًا له.
3. قيّم عرضك كما يفعل المقيّم. اطلب من شخص لم يكتبه أن يمنح نقاطًا مقابل كل معيار، بالاعتماد على ما في الصفحة فقط. وما لا يجده في دقيقتين، قد لا يجده المقيّم أيضًا.
4. راجع قسم الخبرة. لكل مشروع أدرجته، تحقق هل يُظهر الملف النطاق وقيمة العقد والعميل والتواريخ ودورك (مقاول رئيسي أو مقاول من الباطن أو مورّد) وإثباتًا مثل شهادة إنجاز أو خطاب توصية. قائمة شعارات العملاء ليست دليلًا على أعمال مماثلة.
5. راجع قسم الفريق. تحقق هل يطابق الكوادر الرئيسيون المذكورون في العرض الأدوار والمؤهلات التي طلبتها المناقصة، وهل تبدأ السير الذاتية بالخبرة ذات الصلة.
6. قارن سعرك بالتقدير. حيث نشر العميل تقديرًا أو وصلك طلب توضيح بشأن سعرك، دوّن مقدار انخفاضك عنه وهل شرح ملفك كيف ستنفّذ بهذا المستوى.

استخدم جلسة التغذية الراجعة بدل خفض الهامش

أفضل مصدر للأدلة هو العميل عادةً، وكثير من الشركات لا تسأله أبدًا. فالأطر العامة تتيح للمتقدمين عمومًا سبيلًا إلى معرفة أسباب القرار. فقانون مصر رقم 182، في ترجمة Andersen نفسها، يشترط أن تتضمن قرارات الاستبعاد والترسية أسبابها، ويتيح للمتقدمين السؤال عن سبب عدم قبول عطائهم، ويمنحهم سبعة أيام من تاريخ الإخطار لتقديم تظلم مكتوب (المادتان 35 و39). ويوجب النظام السعودي على الجهة إعلان النتائج وإخطار بقية المتقدمين (المادة 49)، والالتزام بفترة توقف من خمسة إلى عشرة أيام عمل قبل اعتماد الترسية أو توقيع العقد (المادة 53)، وقبول تظلم المتقدم خلال خمسة أيام عمل من قرار صدر قبل الترسية، أو خلال فترة التوقف إذا كان التظلم على الترسية نفسها (المادة 87). ويتطلب رفع التظلم إلى لجنة الاعتراضات تقديم ضمان (المادة 86)، فاستشر مختصًا قبل سلوك هذا الطريق. وبالنسبة إلى معظم الشركات فالعادة الأنفع أبسط: اسأل كتابةً وبسرعة عن الأسباب واطلب ملاحظات.

وتضفي بنوك التنمية التي تموّل المشاريع في المنطقة طابعًا رسميًا على هذا الإجراء بوصفه جلسة تغذية راجعة. ويصف إرشاد البنك الأوروبي لإعادة الإعمار والتنمية (EBRD) بشأن جلسات التغذية الراجعة التي تعقدها الجهات المتعاقدة (مايو 2023) الغرض منها بأنه مساعدة المتقدم غير الفائز على فهم أسباب الرفض وكيف يحسّن فرصه مستقبلًا، ويطلب تقديم الطلبات خلال سبعة أيام تقويمية من استلام نتيجة التقييم ما لم تحدد وثائق الشراء جدولًا زمنيًا آخر، وينص على أن المعلومات السرية، مثل التفاصيل المالية والتجارية للمتقدمين الآخرين، لا تُشارَك. وهو نموذج مفيد حتى للمناقصات الخاصة التي لا توجد فيها قاعدة تلزم العميل بتقديم أي توضيح.

كيف تطلب جلسة تغذية راجعة

• اطلب بسرعة وكتابةً، ضمن المدة التي تتيحها المناقصة أو الإطار، وعلى لسان من وقّع العطاء.
• اسأل عن عطائك أنت، لا عن سعر الفائز. لن تُخبَر بأرقام المنافس؛ وقد تُخبَر بمواضع الضعف في ملفك.
• اطرح أسئلة محددة: هل قُبل العرض الفني؟ وهل أخفق في أي بند إلزامي أو بند نجاح/رسوب؟ وأي المعايير سجّل أدنى درجة؟ وهل كان هناك شيء ناقص أو غير واضح؟ وهل اعتُبر السعر واقعيًا؟
• حافظ على نبرة مهنية. جلسة التغذية الراجعة حوار للتعلّم مع عميل تريد الفوز عنده في المرة القادمة، وليست جدالًا حول النتيجة.
• سجّل كل إجابة في سجل واحد يشمل كل المناقصات. وبعد خمس أو ست جلسات، كثيرًا ما يتضح النمط الحقيقي.

ما الذي تصلحه أولًا

رتّب الإصلاح بهذا التسلسل، لأن كل مرحلة تحدد هل ستُقرأ التي بعدها أصلًا. وإن كنت لا تُدعى إلى المناقصات أساسًا، فالمشكلة أسبق، وتكمن في تسجيل الموردين، وتحتاج إلى معالجة مختلفة.

1. الامتثال قبل كل شيء. ابنِ مصفوفة امتثال لكل مناقصة، بصف لكل متطلب ومعيار، مع المسؤول والدليل والصفحة التي يُجاب فيها عنه. وأجرِ فحصًا نهائيًا مقابلها قبل التقديم؛ فهي تزيل أكثر الخسائر قابلية للتجنب.
2. اكتب العرض الفني وفق المعايير. استخدم صياغة المعايير نفسها في عناوينك، واتبع ترتيبها، وضع ملخصًا قصيرًا في بداية كل قسم. وللاطلاع على كيف تكتب العرض الفني للمناقصات تجد فيه الهيكل التفصيلي لكل قسم.
3. أعد بناء طريقة عرض الخبرة. استبدل البروفايل العام بمكتبة مراجع للمشاريع و بروفايل شركة مصمم لـ التأهيل المسبق: ورقة موحدة لكل مشروع تتضمن النطاق والقيمة والعميل والتواريخ والدور والصور والإثبات، ليسهل اختيار المشاريع المناسبة لكل مناقصة بسرعة بدل إعادة بنائها تحت ضغط الموعد.
4. اجعل العرض المقدَّم يبدو كشركة واحدة راسخة. قالب موحد ومصطلحات ونظام بصري متسق عبر البروفايل والعرض والسير الذاتية وبيانات المنهجية يسهّل العثور على الأدلة ويعكس التنظيم. وهنا تؤدي الهوية البصرية وتصميم المستندات غرضًا تجاريًا لا تجميليًا. ومع Azeidk، وهي شركة مقاولات وأعمال كهروميكانيكية في السعودية ومصر، شمل عمل RX في التواصل البيعي محتوى العرض التعريفي للشركة وملخصات الخدمات والعروض ومحتوى مستندات المشاريع، وكلها مبنية على هيكل خدمات واحد ليصف كل مستند الشركة بالطريقة نفسها.
5. لا تراجع السعر إلا بعد ذلك. حين تجتاز المرحلة الفنية وتحقق درجات تنافسية، ستعرف هل السعر هو الفجوة فعلًا، وما حجمها.

عادتان تدعمان كل ما سبق: قرار المشاركة أو الاعتذار قبل بدء الكتابة، وسجل تغذية راجعة يُراجَع كل ربع سنة.

قبل إغلاق المناقصة القادمة

اختر آخر خمس خسائر، وأعد بناء قائمة المتطلبات الإلزامية لكل منها، وقيّم عرضًا واحدًا كما يفعل المقيّم. فإن كانت الفجوات في المستندات (البروفايل والمراجع والسير الذاتية والقوالب)، فهذا عمل يستطيع فريق خارجي إعداده بينما يواصل مهندسوك إدارة المشاريع؛ أما إن كانت في التسعير أو القدرة، فلا.

RX Designer تعمل RX على جانب المستندات من هذه المشكلة من خلال خدمة حلول الأعمال وتمكين المبيعات ، التي تشمل العروض والعروض الفنية والمالية، وملفات المناقصات وملفات التأهيل المسبق المُعدّة وفق علامة العميل. يعتمد العميل المحتوى. وقد تولّت RX تسجيل الموردين والمناقصات لعملاء على منصات سعودية مثل منصة اعتماد، مع بقاء الحساب باسم العميل؛ ويقدّم المفوّضون لدى العميل العطاءات، ويبقى قرار الترسية دائمًا بيد الجهة المشترية. وإن أردت قارئًا ثانيًا لهذا الفحص، فأحضر المناقصات الخمس الخاسرة وأي إجابات حصلت عليها من جلسات التغذية الراجعة إلى جلسة تشخيص أعمال وسنراجع معك أين حُسمت كل واحدة منها.